Användarvillkor

1. Parter och definitioner

Dessa användarvillkor ("Villkoren") gäller mellan Arcim Technology AB, org.nr 559538-6219, ("Leverantören") och den fysiska eller juridiska person som registrerar ett konto i Tjänsten ("Kunden").

"Tjänsten" avser den molnbaserade bokföringstjänsten gnubok, tillgänglig via gnubok.se, inklusive samtliga funktioner, API:er, integrationer och tillägg.

"Användare" avser varje fysisk person som använder Tjänsten under Kundens konto.

"Räkenskapsinformation" avser all data som utgör räkenskapsinformation enligt 1 kap. 2 § bokföringslagen (1999:1078), inklusive verifikationer, grundbokföring, huvudbokföring och årsbokslut.

2. Tjänstens omfattning

2.1. Tjänsten tillhandahåller verktyg för löpande bokföring, fakturering, leverantörsreskontra, momsdeklaration, bankkoppling och rapportgenerering i enlighet med BAS-kontoplanen och svensk redovisningspraxis.

2.2. Tjänsten stödjer följande företagsformer:

• Enskild firma (enskild näringsidkare)
• Aktiebolag

2.3. Tjänsten utgör ett tekniskt hjälpmedel. Leverantören tillhandahåller inte redovisningstjänster, skatterådgivning eller revisionstjänster. Kunden bär det fulla ansvaret för att bokföringen är korrekt och uppfyller gällande lagstiftning i enlighet med bokföringslagen och Bokföringsnämndens allmänna råd.

2.4. Leverantören garanterar inte att Tjänsten uppfyller samtliga krav i tillämplig lagstiftning för Kundens specifika verksamhet. Kunden ansvarar för att bedöma Tjänstens lämplighet.

3. Registrering och konto

3.1. Kunden ansvarar för att uppgifter som lämnas vid registrering är korrekta och aktuella.

3.2. Kunden ansvarar för att skydda sina inloggningsuppgifter och för all aktivitet som sker under Kundens konto.

3.3. Ett konto får inte delas mellan flera juridiska personer. Varje bokföringsskyldig enhet ska ha ett separat konto.

4. Kundens ansvar

4.1. Kunden ansvarar för att:

• uppfylla bokföringsskyldigheten enligt bokföringslagen (1999:1078),
• tillämpa god redovisningssed i enlighet med Bokföringsnämndens allmänna råd,
• bokföra affärshändelser löpande inom de tidsfrister som anges i BFNAR 2013:2,
• upprätta och underhålla systemdokumentation och behandlingshistorik enligt 5 kap. 11 § BFL och BFNAR 2013:2 kapitel 9,
• upprätta en arkivplan enligt BFNAR 2013:2 punkt 8.3,
• upprätta årsbokslut eller årsredovisning inom lagstadgad tid.

4.2. Kunden ansvarar för att verifiera att automatiskt genererade bokföringsposter, konteringsförslag och momsberäkningar är korrekta innan de bekräftas.

4.3. Kunden ansvarar för att inte lagra personuppgifter i Tjänsten utöver vad som krävs för att uppfylla bokföringsskyldigheten eller annan rättslig förpliktelse.

5. Leverantörens ansvar

5.1. Leverantören ska:

• tillhandahålla Tjänsten med rimlig tillgänglighet (mål: 99,5 % per kalendermånad, exklusive planerat underhåll),
• säkerställa att data lagras inom EU/EES,
• vidta tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda Kundens data i enlighet med GDPR,
• möjliggöra export av Räkenskapsinformation i maskinläsbart format (SIE4) under hela avtalsperioden och under en skälig övergångsperiod efter avtalets upphörande.

5.2. Leverantören ansvarar inte för:

• felaktiga bokföringsposter som Kunden har bekräftat,
• konsekvenser av att Kunden inte fullgör sin bokföringsskyldighet,
• driftsavbrott orsakade av tredjepartsleverantörer (Supabase, Vercel, bankintegrationer),
• förlust av data orsakad av Kundens agerande.

5.3. Leverantörens totala skadeståndsansvar under ett kalenderår är begränsat till det belopp Kunden har betalat i avgifter under de föregående tolv (12) månaderna. Denna begränsning gäller inte vid uppsåt eller grov vårdslöshet.

5.4. Leverantören ansvarar aldrig för indirekta skador, utebliven vinst, förlust av data utöver vad som anges i avsnitt 8, eller följdskador.

6. Priser och betalning

6.1. Gällande priser och abonnemangsvillkor framgår av Tjänstens prissida vid tidpunkten för Kundens registrering eller förnyelse.

6.2. Leverantören har rätt att ändra priser med minst trettio (30) dagars varsel via e-post till Kunden. Prisändring gäller från nästa faktureringsperiod.

6.3. Vid utebliven betalning har Leverantören rätt att begränsa åtkomsten till Tjänsten. Kundens data raderas inte under uppsägningstiden eller den arkiveringsperiod som anges i avsnitt 8.

7. Immateriella rättigheter

7.1. Leverantören innehar samtliga immateriella rättigheter till Tjänsten, inklusive programvara, gränssnitt, dokumentation och varumärken.

7.2. Kunden behåller äganderätten till all data som Kunden registrerar i Tjänsten.

7.3. Leverantören erhåller en begränsad licens att behandla Kundens data i den utsträckning som krävs för att tillhandahålla Tjänsten.

8. Datalagring, arkivering och portabilitet

8.1. Räkenskapsinformation lagras i minst sju (7) år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, i enlighet med 7 kap. 2 § BFL.

8.2. Kunden kan när som helst exportera sin Räkenskapsinformation i SIE4-format samt ladda ner bilagor och verifikationsunderlag.

8.3. Vid uppsägning av avtalet ska Leverantören:

• ge Kunden minst nittio (90) dagar att exportera sin data efter uppsägningsdagens utgång,
• behålla Räkenskapsinformation som omfattas av den sjuåriga arkiveringsskyldigheten i skrivskyddat läge till dess att arkiveringsperioden löper ut, alternativt tillhandahålla en fullständig dataexport,
• radera all Kundens data senast trettio (30) dagar efter att arkiveringsperioden löpt ut, om inte Kunden begärt radering vid en tidigare tidpunkt och radering inte strider mot lagstadgad arkiveringsskyldighet.

8.4. Leverantören ska vid Kundens begäran tillhandahålla ett datapaket som innehåller:

• SIE4-filer för samtliga räkenskapsår,
• verifikationsunderlag (PDF eller originalformat),
• kundregister och leverantörsregister,
• kontoplan och kontoinställningar.

9. Personuppgiftsbehandling

9.1. Leverantören behandlar personuppgifter å Kundens vägnar i egenskap av personuppgiftsbiträde. Villkoren för denna behandling regleras i ett separat Personuppgiftsbiträdesavtal som utgör bilaga till dessa Villkor.

9.2. Kunden är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som registreras i Tjänsten och ansvarar för att det finns rättslig grund för behandlingen.

9.3. Leverantören behandlar även vissa personuppgifter i egenskap av personuppgiftsansvarig (kontaktuppgifter för kontoadministration, fakturering och kommunikation). Denna behandling beskrivs i Leverantörens integritetspolicy.

10. Sekretess

10.1. Parterna förbinder sig att inte röja konfidentiell information som mottagits från den andra parten, med undantag för vad som krävs enligt lag, myndighetsbeslut eller för att fullgöra åtaganden enligt detta avtal.

10.2. Sekretessåtagandet gäller under avtalstiden och två (2) år därefter.

11. Tillgänglighet och support

11.1. Planerat underhåll aviseras minst tjugofyra (24) timmar i förväg via Tjänstens statussida eller e-post.

11.2. Support tillhandahålls via de kanaler som anges på Tjänstens webbplats under Leverantörens ordinarie öppettider.

12. Force majeure

Leverantören ansvarar inte för bristande uppfyllelse av sina åtaganden om detta beror på omständighet utanför Leverantörens kontroll, såsom naturkatastrof, krig, myndighetsåtgärd, strömavbrott, telekommunikationsfel eller andra liknande omständigheter.

13. Avtalstid och uppsägning

13.1. Avtalet gäller tills vidare med en ömsesidig uppsägningstid om trettio (30) dagar.

13.2. Leverantören har rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan om Kunden:

• väsentligt bryter mot dessa Villkor och inte vidtar rättelse inom fjorton (14) dagar efter skriftlig anmaning,
• använder Tjänsten i strid med lag,
• inte betalar förfallna avgifter trots påminnelse.

13.3. Vid uppsägning gäller bestämmelserna i avsnitt 8 avseende datalagring och export.

14. Ändringar av villkoren

14.1. Leverantören har rätt att ändra dessa Villkor. Väsentliga ändringar meddelas Kunden minst trettio (30) dagar före ikraftträdande via e-post.

14.2. Fortsatt användning av Tjänsten efter ändringens ikraftträdande utgör godkännande av de nya Villkoren.

14.3. Om Kunden inte godkänner ändringen har Kunden rätt att säga upp avtalet i enlighet med avsnitt 13 och exportera sin data i enlighet med avsnitt 8.

15. Tillämplig lag och tvistlösning

15.1. Dessa Villkor ska tolkas och tillämpas i enlighet med svensk lag.

15.2. Tvist i anledning av dessa Villkor ska i första hand lösas genom förhandling. Om parterna inte når en uppgörelse inom trettio (30) dagar ska tvisten avgöras av Stockholms tingsrätt som första instans.

Bilagor

• Bilaga 1: Personuppgiftsbiträdesavtal
• Bilaga 2: Integritetspolicy
• Bilaga 3: Tjänstebeskrivning och SLA (att upprättas)